Спрашивайте — отвечаем!

Оставьте телефон или электронную почту,
и мы подробно ответим на ваши вопросы

Обязательно заполните все поля кроме комментариев


Самара +7 (846) 373-55-99
Москва +7 (495) 134-23-36

Система управления материально-техническим снабжением для Правительства Самарской области

Правительство Самарской области обеспечивает исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава (Основного Закона) Самарской области, законов и иных нормативных правовых актов Самарской области на территории Самарской области.
 
«Сейчас мы получаем заявки и регистрируем их на портале. В перспективе АИС будет отслеживать каждый этап прохождения документа с указанием ответственного лица и сроков исполнения»
 
А. В. Виноградов, главный специалист управления обеспечения государственных гарантий и повышения качества услуг, департамент управления делами губернатора и правительства Самарской области
Ситуация
Здание правительства Самарской области представляет собой большой офисный центр. Функция администратора возложена на департамент управления делами губернатора и правительства.
Учет имущества и площадей − довольно сложная задача. При расселении новых сотрудников необходимо учитывать не только принадлежность кабинетов министерствам, но и нормативы площади, полагающиеся госслужащим в зависимости от занимаемой ими должности. Имущество в кабинетах необходимо списывать и заменять на новое согласно сроку службы. Закупки планируются на год вперед и проходят несколько этапов согласования.
До 2009 года департамент решал задачи управления площадями и имуществом здания областного правительства с помощью списков кабинетов и имущества в Word. Это было не всегда удобно. Например, если истекал срок годности принтера, не всегда можно было определить, о каком конкретно устройстве этой модели идет речь, и в каком кабинете это устройство расположено. Любые расчеты площади для размещения новых сотрудников приходилось производить вручную. Не всегда можно было с точностью определить, какие помещения по нормативам перегружены сотрудниками, а где еще можно найти место. Как только появилась возможность автоматизировать процесс, департамент не замедлил ей воспользоваться.
Решение
Продукт Microsoft Office SharePoint Server 2007 был выбран в качестве основы информационной системы как наиболее современная и полностью отвечающая требованиям заказчика платформа.
После запуска проекта специалисты департамента управления делами губернатора произвели масштабную ревизию и инвентаризацию хозяйства правительства. Каждый кабинет был детально, с учетом выступов в стенах, измерен лазерными дальномерами. Затем в этих кабинетах пересчитали всех сотрудников и учли их должности. Ревизия заняла около трех недель.
Её данные вместе с поэтажными планами здания и бухгалтерскими списками основных средств передали специалистам Вебзавода. Информацию загрузили на внутренний портал при помощи скриптов, исполненных в среде PowerShell. В результате на внутреннем портале департамента появился перечень кабинетов с указанием размеров площадей, количества и должностей работающих в них сотрудников.
На втором этапе реализации решения программисты Вебзавода работали с графикой. План здания конвертировали из AutoCAD в формат Microsoft Visio и связали со списком кабинетов на внутреннем портале. Получился поэтажный план здания, на котором цветом обозначена принадлежность кабинетов министерствам и наличие в них свободных площадей. Помещения, в которых размеры площади ниже нормативов, помечены красным, кабинеты со свободными площадями — зеленым. Клик по кабинету в Visio показывает его площадь, количество сотрудников и их должности.
На последнем этапе Вебзавод подготовил пользовательский интерфейс для уполномоченных сотрудников министерств. В него включили несколько типов заявок:
  • выделение площадей;
  • материально-техническое обеспечение;
  • телефонизация;
  • подключение к интернету;
  • выделение транспорта;
  • ремонтно-строительные работы;
  • медицинское обслуживание.
Для быстрого доступа к информационной системе ярлыки со ссылкой на внутренний портал поместили на рабочий стол уполномоченных сотрудников во всех подразделениях областного правительства. Когда техническая часть решения была завершена, специалисты компании Вебзавод произвели обучение сотрудников департамента и министерств. 
Описание решения
Информационная система ускоряет процедуру подачи заявок на материально-техническое обеспечение. Уполномоченному сотруднику достаточно разместить заявку в системе ‒ и уведомление об этом сразу же поступает в департамент управления делами губернатора. Заявка и дата ее получения фиксируются.
С помощью поэтажных планов, разработанных дополнительных компонентов для Visio и связанной базы данных в SharePoint можно за несколько секунд найти недозагруженные помещения для расселения новых сотрудников. Фильтр «На списание» позволяют получать информацию о точном расположении основных средств с истекающим сроком службы. Упрощён контроль работы подчиненных. Сортировка заявок показывает, какие уже выполнены, а какие находятся в работе.
Основные преимущества новой автоматизированной системы:
  • представление информации о принадлежности и загрузке помещений в удобном и наглядном виде;
  • покабинетный мониторинг основных средств с разбивкой по ответственным лицам;
  • более рациональное использование ресурсов здания правительства;
  • более оперативное исполнение заявок;
  • своевременное обновление мебели, оргтехники и других материальных ресурсов.
В будущем система может быть дополнена модулями, позволяющими поэтапно отслеживать прохождение заявок. Интеграция с базами иных служб, участвующих в поставках для правительства, обеспечит полную автоматизацию процесса.

Резюме проекта

Регион
Самара
Отрасль
Государственные организации

Проекты клиента

Другие проекты в отрасли