Спрашивайте — отвечаем!

Оставьте телефон или электронную почту,
и мы подробно ответим на ваши вопросы

Обязательно заполните все поля кроме комментариев


Самара +7 (846) 373-55-99
Москва +7 (495) 134-23-36

Внедрение СЭД DocsVision в ГК "Маяк"

Группа компаний «Маяк» уже более 25 лет является ведущим российским производителем и поставщиком строительных металлоконструкций, металлопроката и крепежных изделий на территории России и стран СНГ. Сегодня компания имеет представительства по всей территории России, в Казахстане и планирует продолжить свое развитие в странах ближайшего зарубежья.
 
«Внедрение СЭД способствовало повышению исполнительской дисциплины сотрудников. Встроенный механизм напоминаний о новых/просроченных заданиях мотивирует сотрудников исполнять все в срок. Заметно сократилось время на согласование договоров - если раньше документы согласовывались неделями, то сейчас в течение 2-3х дней. Договоры теперь не теряются, и поиск любого необходимого документа занимает не более нескольких секунд».
 
М. Шульпин, исполнительный директор ГК «Маяк»
Ситуация
Руководство ГК «Маяк» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота, чтобы оптимизировать процесс работы с договорной документацией. Длительный процесс согласования договоров оказывал негативное воздействие на взаимоотношения с клиентами. В процессе документооборота бумаги часто терялись, отсутствовал контроль над процессом согласования, и, в связи с этим, не было актуальной информации по исполнению документов.
Решение
Для реализации проекта по внедрению СЭД был приглашен Вебзавод –Premium Partner DocsVision, имеющий многолетний успешный опыт работы в направлении СЭД. Кроме того, Вебзавод ранее уже реализовал проект для ГК «Маяк» - руководство многопрофильного предприятия оценило профессионализм его команды и высокое качество работ.
Платформой для новой СЭД стало решение DocsVision 4.5, функционал которого позволил максимально решить поставленные заказчиком задачи.
Работу над проектом специалисты Вебзавода построили следующим образом:
  • проанализировали регламенты обработки договорной документации;
  • опросили ключевых сотрудников, которые участвуют в процессе согласования договоров,  и выявили все пожелания к внедряемой Системе;
  • определили и составили схемы маршрутов согласования для каждого вида договоров и по каждой компании, входящей в ГК «Маяк»;
  • произвели настройку электронного хранилища, необходимую для упорядочивания договорной документации;
  • разработали сложные маршруты согласования договоров для каждой компании ГК «Маяк»;
  • провели опытную эксплуатацию системы;
  • обучили сотрудников компаний ГК «Маяк» работе в СЭД, в том числе в режиме живой   демонстрации для персонала удаленных офисов.
Описание решения
  • сокращение времени на подготовку, согласование договоров и последующую обработку;
  • отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
  • получение оперативных отчетов по согласованию и исполнению документов;
  • упорядочивание хранения договорной документации с возможностью доступа к полной истории работы с каждым документом;
  • организация совместной работы территориально распределенных офисов.